چطور هزینه های سفر خود را مدیریت کنیم؟

یکی از مشکلاتی که خیلی از ما در پایان یک سفر لذت بخش با آن مواجه می شویم، پی بردن به این حقیقت است که خیلی بیشتر از بودجه ی مورد نظرمان خرج کرده ایم و در واقع کنترلی بر هزینه های سفر نداشته ایم. گاهی ممکن است هزینه های سفر خود را با یک سال کار و پس انداز به دست آورده باشیم اما ناگهان متوجه می شویم در ظرف چند روز تمام پس اندازمان را خرج کرده ایم. اگر چه تمام هزینه های سفر به طور دقیق قابل پیشبینی نیستند اما می توان با مدیریت و برنامه ریزی هزینه ها را کنترل کرد و از بودجه ی تعیین شده فراتر نرفت.

در این مقاله قصد داریم درباره ی مدیریت هزینه های سفر راهنمایی های جامع و کاملی ارائه دهیم که می توانند راهگشای شما در سفرهای بعدی تان باشند. با 2Safar همراه باشید.

برنامه ریزی مالی پیش از سفر

اگر می خواهید در پایان سفر ورشکسته نشوید، قبل از سفر لازم است زمان کافی برای برنامه ریزی مالی اختصاص دهید. در واقع شما باید تصویر دقیقی از تمام هزینه های سفر پیش رویتان داشته باشید. اینکه مثلاً به خود بگویید در این سفر می خواهم دو هزار دلار خرج کنم کافی نیست. لازم است ریز هزینه ها را محاسبه کرده و برای هر بخش بودجه ای در نظر بگیرید.

برای برنامه ریزی صحیح هزینه ها پیش از هر چیز باید در مورد مقصد خود تحقیق کرده و درباره ی کارهایی که قصد دارید در سفر انجام دهید و جاهایی که قصد بازدید از آن ها را دارید تصمیم بگیرید. به این منظور می توانید با دوستانی که قبلاً به مقصد مورد نظر شما سفر کرده اند مشورت کنید، با مشاور آژانس مسافرتی خود گفت و گویی داشته باشید و مهم تر از همهدر اینترنت و گوگل جستجوی کاملی انجام دهید.

اگر با تور سفر می کنید برنامه ی شما مشخص تر است. پس برنامه سفر خود را از آژانس بگیرید و آن را با دقت بررسی کنید. توجه کنید که چه هزینه هایی را با هزینه ی تور پرداخت کرده اید و چه هزینه های اضافه ای را باید بپردازید. از تمام این نکات یادداشت بردارید.

اگر بدون تور سفر می کنید، شهر و مکان هایی که قصد بازدید دارید را مشخص کرده و هزینه های اقامت در هتل، بازدید از اماکن، رفت و آمد و خورد و خوراک خود را به طور تقریبی محاسبه کنید. دقت کنید که هر بخش را جداگانه در نظر بگیرید و مثلاً اگر دفترچه ای برای برنامه ریزی هزینه ها دارید یک صفحه را به هزینه های تقریبی رفت و آمد و صفحه ای دیگر را به غذا اختصاص دهید.

همه ی ما می دانیم همه ی هزینه های سفر قابل پیش بینی نیستند و ما پیش از سفر از تمام کارهایی که قصد داریم در سفر انجام بدهیم اطلاع نداریم و ممکن است بدون برنامه ریزی قبلی تصمیم به کاری بگیریم. اما نگران این نکات نباشید. پیش از سفر داشتن یک طرح و برنامه ریزی کلی برای هزینه ها کافی است.

بودجه بندی هزینه های سفر

همان گونه که در قسمت قبل اشاره کردیم شما لازم است هزینه ی بخش های مختلف سفر را جداگانه محاسبه کرده و برای هر بخش بودجه ای اختصاص دهید. در این قسمت به تفصیل در مورد این بودجه بندی توضیح خواهیم داد.

1. هزینه ی اصلی مربوط به حمل و نقل

این هزینه که یکی از عمده ترین هزینه های سفر است شامل قیمت بلیط هواپیمای رفت و برگشت شما می شود. اولین صفحه ای که در دفترچه ی بودجه بندی سفر خود اختصاص می دهید بهتر است هزینه ی حمل و نقل باشد. اگر پکیج تور و هتل را با هم رزرو کرده اید این قسمت و قسمت اقامت را با هم ترکیب کنید. دقت کنید که هر هزینه ی اضافه ای که در این بخش پیش بینی می کنید مثل هزینه ی انتخاب صندلی که در برخی ایرلاین ها وجود دارد و یا هزینه ی اضافه بار و غیره را از قلم نیندازید.

اگر با وسیله ای به جز هواپیما سفر می کنید، قیمت بلیط خود یا هزینه ی بنزین اتومبیل خود را در این قسمت محاسبه کرده و یادداشت کنید.

2. هزینه های فرعی مربوط به حمل و نقل

در صفحه ی دوم هزینه های فرعی مانند هزینه ی رفت و آمد از فرودگاه به هتل، هزینه های تاکسی، مترو و اتوبوس و هزینه ی سفر های بین شهری خود را در طول سفر محاسبه کنید. بهتر است در این مرحله تحقیقی در مورد وسایل حمل و نقل عمومی در مقصد، انواع راه های رفت و آمد به فرودگاه و فاصله ی هتل خود با ایستگاه های اتوبوس و مترو انجام دهید تا برآورد دقیق ترین از هزینه ها داشته باشید.

توصیه می شود بودجه ی این بخش را بیشتر از هزینه ای که تخمین زده اید در نظر بگیرید چون بر خلاف بخش قبلی هزینه ها به طور دقیق قابل پیش بینی نیستند و ممکن است مثلاً به دلیل جا ماندن از مترو مجبور به استفاده از تاکسی شوید.

3. هزینه ی محل اقامت

این بخش نیز از هزینه بر ترین بخش های سفر است. هزینه ی محل اقامت خود با تمام هزینه های جانبی مربوط به آن مانند احتمال شارژ اضافی وایفای و پارکینگ، انعام کارمندان و غیره را در این قسمت محاسبه کنید.

4. هزینه ی خورد و خوراک

بودجه بندی این قسمت از موارد قبلی دشوار تر است. بهتر است مبلغی برای هر روز سفر محاسبه کرده و سپس این مبلغ را ضرب در تعداد روزهای سفر کنید. در بودجه بندی این قسمت عوامل مختلفی را در نظر بگیرید، مثلاً آیا قصد دارید تمام وعده های غذایی را در رستوران بخورید یا برخی از وعده های شما غذاهای حاضری و سوپر مارکتی خواهند بود؟ آیا هتل شما صبحانه ی رایگان سرو می کند و اگر نمی کند هزینه ی صبحانه ی هتل چقدر است؟ برای میان وعده های خود چه برنامه ای دارید؟ چند بار در طول سفر قصد دارید در رستوران های شیک و سطح بالا غذا بخورید؟

به عنوان یک راهنمایی کلی در بیشتر کشور های اروپایی و غربی شما باید حدود پانزده دلار برای ناهار و بیست دلار برای شام (در صورتی که می خواهید در رستوران های متوسط و نسبتاً خوب غذا بخورید) اختصاص دهید. در کشور های آسیایی این مبلغ ارزان تر خواهد بود. می توانید به سایر مقالات 2Safar رجوع کرده تا تصویر روشن تری از هزینه های غذا در کشور های مختلف به دست بیاورید.

5. بودجه ی بازدید ها و رویداد ها

این بودجه شامل بلیط ورودی رویداد ها و کنسرت های مختلف، موزه ها، اماکن تاریخی و جاهایی از این قبیل است. اگر با تور سفر می کنید، ممکن است هزینه ی برخی از این ورودی ها با تور باشد. این هزینه ها را در بودجه بندی خود لحاظ کنید.

6. بودجه ی تفریحات، بازی ها و فعالیت های ورزشی

آیا در سفر ساحلی خود قصد اجاره ی قایق، غواصی یا بالون سواری را دارید؟ بودجه ای کافی برای اینگونه تفریحات اختصاص داده و سعی کنید در طول سفر از این بودجه فراتر نروید. به این منظور باید قبل از سفر قیمت بلیط ورودی پارک های آبی، شهر بازی ها، و فعالیت های تفریحی دیگر را چک کرده و در دفتر خود یادداشت کنید. سپس با همسفران خود تفریحات مورد نظر را انتخاب کرده و هزینه شان را محاسبه کنید.

7. بودجه ی خرید شخصی

این مورد یکی از مهم ترین بخش های بودجه بندی سفر است و در بیشتر مواقع این همان بخشی است که توازن بودجه و هزینه ی شما را به هم می زند و در پایان سفر ورشکسته می شوید! پس زمان کافی برای برنامه ریزی این بخش در نظر بگیرید. خرید های بی هدف را کنار بگذارید و قبل از سفر مشخص کنید به چه چیزهایی احتیاج دارید و چه میزان بودجه ای برای این احتیاجات اختصاص می دهید. مثلا اگر به یک پالتو احتیاج دارید از قبل در مورد رنگ و مدل آن فکر کنید. در نظر داشته باشید که زمان شما برای خرید در سفر محدود است و نمی توانید ساعت ها فروشگاه های مختلف را زیر و رو کنید، مگر آن که به طور کلی هدف اصلی شما از سفر خرید کردن باشد. بودجه خرید را از بودجه ی سایر بخش های سفر کاملاً جدا کنید.

8. بودجه ی سوغاتی

این بودجه نیز باید مجزا از بودجه ی خرید باشد چون در غیر این صورت خرج می شود و شما مجبور می شوید برای خرید سوغاتی به پول های اضافه ای که همراه برده اید رجوع کنید. قبل از سفر مشخص کنید که برای چه کسانی سوغاتی خواهید خرید و چه میزان هزینه خواهید کرد.

9. بودجه ی اضافه برای روز مبادا

این همان بودجه ای است که در پایان سفر ناپدید شده است بدون آنکه اصلاً شرایط روز مبادا پیش آمده باشد. دلیل عمده اش هم این است که شما این پول را از بودجه ی سایر بخش ها مجزا نکرده اید. توصیه می شود حدود پنجاه در صد بیشتر از بودجه ای که برای هزینه ها پیش بینی کرده اید با خود همراه ببرید اما این پول را در جایی جدا پنهان کرده و به خود متعهد شوید که جز موارد ضروری و اورژانسی به این پول دست نخواهید زد.

10. مخارج پیش از سفر

این بخش یکی از مهم ترین بخش های بودجه بندی سفر است که خیلی از اوقات نادیده گرفته می شود. بیشتر مسافران وقتی تصمیم به سفر می گیرند فقط قیمت تور را با بودجه ی خود تطبیق می دهند و به مخارج بعضاً هنگفت قبل از سفر کاری ندارند.

یکی از این مخارج هزینه ی درخواست ویزا است که برای سفر به بیشتر کشورهای دنیا به آن نیاز دارید. برای درخواست ویزا گاهی لازم است شخصاً در سفارت خانه ی کشور مقصد خود حضور پیدا کنید و بسته به شهری که زندگی می کنید، شاید لازم باشد سفری برای درخواست ویزا نیز انجام دهید که خودش هزینه بر است. پس از صدور ویزا نیز باید اقدام به پیک آپ پاسپورت خود کنید. این خدمات از طریق آژانس های مسافرتی نیز انجام می شوند.ضمناً درخواست ویزا از برخی کشورها نیازمند مدارکی است که تهیه و ترجمه ی رسمی آن ها نیز هزینه ای جداگانه محسوب می شود.

اگر از هزینه ی دریافت ویزا بگذریم، دیگر هزینه های پیش از سفر شامل بیمه ی مسافرتی (که اغلب اوقات در قیمت تور لحاظ می شود)، خرید های ضروری پیش از سفر و پرداخت عوارض خروجی فرودگاهی است.

در دفتر بودجه بندی سفر خود تمام این هزینه ها را پیش بینی کرده و حساب و کتاب لازم را انجام دهید تا بعداً از میزان هزینه های سفر خود غافلگیر نشوید.

یادداشت برداری از تمام هزینه در طول سفر

یکی از مهم ترین اقدامات جهت مدیریت هزینه های سفر یادداشت برداری از تمام مخارج و جمع بندی آن ها در پایان روز است. اگر با تکنولوژی روز دوست هستید می توانید از اپلیکیشن هایی که بر روی گوشی های هوشمند نصب می شوند استفاده کرده و تمام مخارج خود را بر روی موبایل خود ثبت کنید. یکی از این برنامه ها Trail Wallet – Travel Budget & Expense Tracker appاست که برنامه ای خوب و کاربردی برای سفر می باشد.

در غیر این صورت به شیوه ی سنتی دفترچه و خودکاری در تمام طول سفر دم دست داشته باشید و تمام هزینه ها را در آن بنویسید. در پایان هر روز سفر مدت کوتاهی به حساب و کتاب مالی اختصاص دهید و هزینه ها را بررسی کرده و با بودجه ای که قبلاً در نظر گرفته اید مقایسه کنید. چنان چه از بودجه فراتر رفته اید، مثلاً در رستوران گرانی غذا خورده اید و هزینه ی غذای آن روزتان بیشتر از میزان تعیین شده است، بکوشید در روز بعد با خوردن غذایی ارزان تر این بخش را جبران کنید.

دفترچه ی خود را در پایان سفر دور نیندازید زیرا می تواند کمک بزرگی در بودجه بندی سفر آینده تان باشد و از طریق این یادداشت ها متوجه شوید در چه بخش هایی لازم است در بودجه ی خود تغییر ایجاد کنید.